FAQ
La Ville envisage-t-elle de remettre en état l’ancienne bibliothèque Carnegie, située au 380, avenue William, qui abritait auparavant la collection d’archives de la Ville?
Toutes les options seront étudiées. La fonction publique examine les options, y compris, mais sans s’y limiter, le réaménagement du 380, avenue William pour les archives. Les renseignements fournis par l’analyse coûts/avantages et les commentaires des parties prenantes et du public seront utilisés pour élaborer une recommandation à soumettre à l’examen du Conseil.
Pourquoi la Ville explore-t-elle les options d’installation pour sa collection d’archives?
Dans le cadre du plan de développement stratégique des archives, la Ville examine les options d’installation pour répondre aux besoins d’entreposage et de préservation de sa collection d’archives croissante, pour disposer de suffisamment d’espace pour sa programmation et pour créer un espace accessible qui permettra aux Winnipégois et Winnipégoises de continuer à avoir accès aux documents et à effectuer des recherches.
Pourquoi les installations actuellement utilisées à des fins d’archivage ne conviennent-elles pas?
La Direction fonctionne actuellement à partir de deux installations louées : son centre de documents d’entreprise est situé dans le parc industriel d’Inkster et sert à entreposer tous les documents administratifs inactifs ou semi-actifs, tandis que sa collection d’archives est entreposée au 50, rue Myrtle.
La collection d’archives était auparavant hébergée dans l’ancienne bibliothèque Carnegie, située au 380, avenue William. Cependant, les dommages subis par le bâtiment lors des rénovations et de l’entretien résultant des fortes pluies de 2013 ont nécessité le déménagement de la collection et des opérations. L’installation est actuellement vide et nécessite un financement important pour la réaménager pour les archives. La Ville examine actuellement les utilisations possibles du bâtiment.
L’installation du 50, rue Myrtle a été conçue comme une solution à court terme et n’est pas adaptée à l’entreposage et à la programmation des archives. Le centre de documents d’entreprise continuera à être utilisé pour les documents administratifs, mais ne convient pas pour la collection d’archives.
Quelle était la portée de l’étude du consultant?
Le consultant a effectué une analyse juridictionnelle d’archives de taille similaire, a consulté les parties prenantes, a déterminé les besoins en matière de programmes et d’espace, ainsi que les options et les projections financières de haut niveau pour obtenir et adapter une installation pour les archives.
Qui a réalisé l’étude?
En octobre 2019, une demande de propositions pour des services de conseil a été lancée. Elle a été attribuée à Cornerstone Planning Group. Leur rapport est disponible ici.
Pourquoi la Ville a-t-elle mené une enquête plus approfondie sur l’option de la bibliothèque Carnegie?
Ce travail a été effectué pour confirmer si la bibliothèque Carnegie (380, avenue William) répond aux besoins en matière de programme d’archives et parce que la fonction publique exige cette étude pour l’analyse coûts/avantages de toutes les options possibles. Cela ne signifie pas que la Ville a choisi cette option pour les archives.
Comment l’installation d’archives sera-t-elle sélectionnée?
La fonction publique fera des recommandations au Conseil sur la base d’une analyse coûts/avantages de toutes les options réalisables et des commentaires du public.
Combien coûte une nouvelle installation d’archives?
Les coûts du projet sont encore inconnus. Le rapport du consultant comprenait des estimations de classe 3 (-20 à +30 %) pour de multiples options qui variaient entre 13,3 et 25,8 millions de dollars. Les estimations de classe 3 sont fondées sur l’opinion du coût probable et sont effectuées à titre d’étape préliminaire. Une fois que la Ville aura choisi une option recommandée, les coûts du projet seront estimés à un niveau de classe 2 (-10 % à +20 %).
Quelle est la taille de la collection d’archives existante de la Ville?
La collection d’archives de la Ville est unique et irremplaçable et comprend des procès-verbaux, des règlements, des cartes, des photographies, des dessins et des artéfacts.
Comment les parties prenantes peuvent-elles fournir une rétroaction?
La Ville ne pourrait-elle pas vendre une partie ou la totalité de sa collection d’archives pour résoudre ses problèmes actuels d’entreposage?
Non. Le règlement municipal sur la gestion des documents (123/2020) stipule que les documents doivent être conservés à des fins juridiques, financières et administratives. En outre, la collection contient des renseignements personnels et sensibles, notamment des rapports confidentiels, des divulgations à des tiers, des renseignements exclusifs et des dossiers du personnel, qui doivent être gérés conformément à la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée (LAIPVP) et à la Loi sur les renseignements médicaux personnels (LRMP).
La Ville pourrait-elle numériser l’ensemble de la collection d’archives et la rendre accessible en ligne?
Un nombre croissant de documents d’archives sont numérisés et accessibles sur le site Web Winnipeg in Focus. Tout numériser n’est pas une solution aux besoins actuels d’entreposage des archives, car les documents originaux doivent être conservés et préservés.
Combien cela coûterait-il de réaménager le 380, avenue William pour les archives?
Les coûts du projet sont encore inconnus. Le rapport du consultant d’avril 2020 comprend une estimation de classe 3 (-20 % à +30 %) de 13,3 millions de dollars. En avril 2021, Pico Architecture a fourni une estimation de classe 3 plus récente de 8,4 millions de dollars, basée sur des spécifications, des dessins et d’autres détails mis à jour. Toutefois, ces estimations ne tiennent pas compte des coûts supplémentaires liés aux matières dangereuses, aux honoraires des consultants requis, aux imprévus, etc. Une fois que la Ville aura choisi l’option recommandée, les coûts du projet seront estimés à un niveau de classe 2 (-10 % à +20 %).